Tài sản sau khi mua sắm thì phải nhanh chóng đưa vào vận hành và sử dụng để phục vụ sản xuất kinh doanh đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp.
Phần mềm cũng vậy! Nó là tài sản có giá trị không nhỏ cho nên cũng rất cần được đưa vào sử dụng một cách hữu ích.
Việc đầu tư phần mềm chắc chắn sẽ trở thành lãng phí nếu không có biện pháp ứng dụng tốt.
Mặt khác, hệ thống phần mềm không giống các tài sản cố định khác nên cần có một cách thức triển khai và ứng dụng riêng biệt.
Là nhà cung cấp phần mềm có trách nhiệm, luôn quan tâm đến lợi ích của khách hàng, Tâm Việt không chỉ hướng đến việc cung cấp sản phẩm chất lượng mà còn cung cấp dịch vụ tư vấn cho doanh nghiệp triển khai ứng dụng phần mềm thật hiệu quả!
Về vấn đề triển khai phần mềm ViNET Accounting (Phần mềm quản lý kế toán)
qua kinh nghiệm của mình, Tâm Việt nhận thấy cần đề cập tới một số nội dung như sau:
Tỷ lệ 2/8: Vai trò của triển khai sử dụng phần mềm
Đối với các tài sản khác khi quyết định mua sắm thì 8 phần chắc chắn tài sản sẽ có khả năng vận hành tốt và đem lại lợi ích cho doanh nghiệp. Hệ thống phần mềm thì ngược lại. Mua sắm lựa chọn phần mềm mới chỉ là bước đầu. Phần chủ yếu là hoạt động triển khai ứng dụng. Triển khai thành công thì mới hiệu quả.
Nói lên điều này để thấy rằng đầu tư cho hệ thống phần mềm không chỉ là vấn đề tài chính.
Trở ngại:
Nhận biết những trở ngại có thể gặp phải:
Trở ngại đầu tiên và cũng là lớn nhất là sức ỳ của thói quen làm việc theo kiểu thủ công vốn sẵn có ở trong mỗi con người . khi dùng phần mềm phải thực hiện theo một trật tự quy trình nhất định, khiến người dùng cảm thấy bị ràng buộc và từ đó sinh ra khó chịu với phần mềm. Nhân viên sẽ tìm nhiều cách để thoái thác việc sử dụng phần mềm.
Khi mới dùng phải nhập nhiều thứ để chạy chương trình, thao tác lại chưa quen thành ra khi xử lý công việc trên phần mềm cảm thấy chậm hơn làm bằng thủ công, trong lòng nảy sinh sự hoài nghi về tác dụng của phần mềm.
Hiện trạng hệ thống máy tính và hệ thống mạng ở các doanh nghiệp còn hạn chế không đủ đáp ứng cho phần mềm hoạt động. Cấu hình máy yếu. Hệ thống mạng kết nối không đồng bộ. Nhiều người dùng chung một máy tính khiến nhân viên không được cung cấp đầy đủ công cụ để sử dụng phần mềm.
Thiếu nhân viên có năng lực đứng ra làm đầu tàu trong việc sử dụng phần mềm và nắm toàn bộ hệ thống. Không cung cấp đủ quyền hạn và trách nhiệm cho trưởng dự án.
Vượt qua:
Các trở ngại trên có thể vượt qua nếu:
- Lãnh đạo doanh nghiệp xác định một quyết tâm cao độ trong việc ứng dụng CNTT, không nản chí khi gặp phải khó khăn trở ngại trong quá trình triển khai.
Xây dựng một kế hoạch triển khai ứng dụng CNTT thật chu đáo, tại đó nên lường trước các khó khăn có thể xảy ra.
- Đầu tư thích đáng để tạo ra môi trường tin học cho phép nhiều người cùng sử dụng các thiết bị và phần mềm tin học. Tốt nhất là nên bố trí máy riêng cho mọi người thực tập và làm quen với cách thức cơ bản sử dụng phần mềm.
- Thành lập nhóm triển khai khởi động phần mềm lấy ra từ số những nhân viên đang tác nghiệp dành toàn thời gian để nhanh chóng đưa phần mềm vào vận hành thử, sau khi chạy ổn định mới chuyển giao lại cho các vị trí làm việc thực tế.
- Doanh nghiệp nên đề ra một chính sách nhân sự mạnh mẽ trong việc thúc đẩy ứng dụng CNTT: những ai tích cực ứng dụng sẽ được khen thưởng, còn những ai ngại hoặc không có khả năng ứng dụng sẽ không còn được tại vị sau khi phần mềm được chính thức đưa vào sử dụng.
4 bước
Các giai đoạn triển khai
1. Khởi động
* Khách hàng
- Thông báo quyết tâm triển khai ứng dụng phần mềm.
- Thông báo kế hoạch và các nguyên tắc làm việc trong quá trình triển khai.
- Thành lập nhóm triển khai và đề cử trưởng nhóm.
* Tâm Việt
- Hỗ trợ xây dựng kế hoạch.
- Tư vấn lựa chọn nhân sự.
- Giải thích về vai trò và quy trình triển khai
* Cần tránh
- Xem nhẹ tầm quan trọng của việc xác định triển khai.
- Lựa chọn nhân sự hời hợt.
- Trách nhiệm, quyền lợi không rõ ràng
2. Cài đặt và huấn luyện sử dụng
* Khách hàng
- Tạo điều kiện tối đa cho nhân viên tham gia huấn luyện cách sử dụng phần mềm.
- Giám sát nhân viên thực hiện.
* Tâm Việt
- Chuyển giao toàn bộ cách sử dụng phần mềm cho người đại diện.
- Phối hợp với người đại diện tổ chức huấn luyện tại chỗ
- Thực hiện việc kiểm tra trình độ sử dụng sau khóa huấn luyện
* Cần tránh
- Không có nhân viên chủ chốt nắm toàn bộ hệ thống.
- Nhân viên không tham gia hoặc tham gia không đủ các buổi huấn luyện. Lấy cớ bận công việc.
- Không kiểm tra đánh giá chất lượng
3. Sử dụng thử
* Khách hàng
- Yêu cầu các nhân viên nhóm triển khai sử dụng toàn bộ các chức năng đã được huấn luyện vào công việc.
- Phân công nhập liệu và sử dụng các chức năng trong phạm vi nhỏ để hệ thống có thể hoạt động thông suốt.
- Giám sát quá trình nhập liệu và sử dụng thử các chức năng
* Tâm Việt
- Hỗ trợ người dùng sử dụng thử
- Thu thập ý kiến và điều chỉnh phần mềm (nếu có)
* Cần tránh
- Nhân viên không thực hiện nhập liệu và sử dụng thử
- Các phần hành chức năng không có người đảm nhận nhập liệu dẫn đến việc sử dụng không đồng bộ. Không khép kín được quy trình làm việc
- Không có người giám sát việc nhập liệu và sử dụng thử.
4. Sử dụng chính thức
* Khách hàng
- Nhân viên nhóm triển khai hướng dẫn và chuyển giao cho các nhân viên sử dụng tại các vị trí làm việc thực tế.
- Yêu cầu các nhân viên sử dụng phần mềm vào các nghiệp vụ hàng ngày.
- Kiểm tra việc sử dụng chính thức.
- Đánh giá và kết thúc việc triển khai
* Tâm Việt
- Hỗ trợ sử dụng
- Thu thập ý kiến và điều chỉnh phần mềm (nếu có)
- Thực hiện nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
* Cần tránh
- Nhân viên các vị trí không tiếp nhận công việc.
- Không nhập toàn bộ số liệu vào phần mềm vì lý do là phải làm thêm việc
KẾT LUẬN
Ai cũng biết là có phần mềm là tốt, sao lại khó triển khai?
Do ta chưa nắm được hết đặc thù của việc triển khai
Do ta nghĩ nó dễ
Do ta thiếu quyết tâm
Nếu chúng ta hiểu rõ những vấn đề được trình bày trên đây và thực hiện được chúng.
Th.S Lưu Thị Thanh Hường
Phần mềm cũng vậy! Nó là tài sản có giá trị không nhỏ cho nên cũng rất cần được đưa vào sử dụng một cách hữu ích.
Việc đầu tư phần mềm chắc chắn sẽ trở thành lãng phí nếu không có biện pháp ứng dụng tốt.
Mặt khác, hệ thống phần mềm không giống các tài sản cố định khác nên cần có một cách thức triển khai và ứng dụng riêng biệt.
Là nhà cung cấp phần mềm có trách nhiệm, luôn quan tâm đến lợi ích của khách hàng, Tâm Việt không chỉ hướng đến việc cung cấp sản phẩm chất lượng mà còn cung cấp dịch vụ tư vấn cho doanh nghiệp triển khai ứng dụng phần mềm thật hiệu quả!
Về vấn đề triển khai phần mềm ViNET Accounting (Phần mềm quản lý kế toán)
qua kinh nghiệm của mình, Tâm Việt nhận thấy cần đề cập tới một số nội dung như sau:
Tỷ lệ 2/8: Vai trò của triển khai sử dụng phần mềm
Đối với các tài sản khác khi quyết định mua sắm thì 8 phần chắc chắn tài sản sẽ có khả năng vận hành tốt và đem lại lợi ích cho doanh nghiệp. Hệ thống phần mềm thì ngược lại. Mua sắm lựa chọn phần mềm mới chỉ là bước đầu. Phần chủ yếu là hoạt động triển khai ứng dụng. Triển khai thành công thì mới hiệu quả.
Nói lên điều này để thấy rằng đầu tư cho hệ thống phần mềm không chỉ là vấn đề tài chính.
Trở ngại:
Nhận biết những trở ngại có thể gặp phải:
Trở ngại đầu tiên và cũng là lớn nhất là sức ỳ của thói quen làm việc theo kiểu thủ công vốn sẵn có ở trong mỗi con người . khi dùng phần mềm phải thực hiện theo một trật tự quy trình nhất định, khiến người dùng cảm thấy bị ràng buộc và từ đó sinh ra khó chịu với phần mềm. Nhân viên sẽ tìm nhiều cách để thoái thác việc sử dụng phần mềm.
Khi mới dùng phải nhập nhiều thứ để chạy chương trình, thao tác lại chưa quen thành ra khi xử lý công việc trên phần mềm cảm thấy chậm hơn làm bằng thủ công, trong lòng nảy sinh sự hoài nghi về tác dụng của phần mềm.
Hiện trạng hệ thống máy tính và hệ thống mạng ở các doanh nghiệp còn hạn chế không đủ đáp ứng cho phần mềm hoạt động. Cấu hình máy yếu. Hệ thống mạng kết nối không đồng bộ. Nhiều người dùng chung một máy tính khiến nhân viên không được cung cấp đầy đủ công cụ để sử dụng phần mềm.
Thiếu nhân viên có năng lực đứng ra làm đầu tàu trong việc sử dụng phần mềm và nắm toàn bộ hệ thống. Không cung cấp đủ quyền hạn và trách nhiệm cho trưởng dự án.
Vượt qua:
Các trở ngại trên có thể vượt qua nếu:
- Lãnh đạo doanh nghiệp xác định một quyết tâm cao độ trong việc ứng dụng CNTT, không nản chí khi gặp phải khó khăn trở ngại trong quá trình triển khai.
Xây dựng một kế hoạch triển khai ứng dụng CNTT thật chu đáo, tại đó nên lường trước các khó khăn có thể xảy ra.
- Đầu tư thích đáng để tạo ra môi trường tin học cho phép nhiều người cùng sử dụng các thiết bị và phần mềm tin học. Tốt nhất là nên bố trí máy riêng cho mọi người thực tập và làm quen với cách thức cơ bản sử dụng phần mềm.
- Thành lập nhóm triển khai khởi động phần mềm lấy ra từ số những nhân viên đang tác nghiệp dành toàn thời gian để nhanh chóng đưa phần mềm vào vận hành thử, sau khi chạy ổn định mới chuyển giao lại cho các vị trí làm việc thực tế.
- Doanh nghiệp nên đề ra một chính sách nhân sự mạnh mẽ trong việc thúc đẩy ứng dụng CNTT: những ai tích cực ứng dụng sẽ được khen thưởng, còn những ai ngại hoặc không có khả năng ứng dụng sẽ không còn được tại vị sau khi phần mềm được chính thức đưa vào sử dụng.
4 bước
Các giai đoạn triển khai
1. Khởi động
* Khách hàng
- Thông báo quyết tâm triển khai ứng dụng phần mềm.
- Thông báo kế hoạch và các nguyên tắc làm việc trong quá trình triển khai.
- Thành lập nhóm triển khai và đề cử trưởng nhóm.
* Tâm Việt
- Hỗ trợ xây dựng kế hoạch.
- Tư vấn lựa chọn nhân sự.
- Giải thích về vai trò và quy trình triển khai
* Cần tránh
- Xem nhẹ tầm quan trọng của việc xác định triển khai.
- Lựa chọn nhân sự hời hợt.
- Trách nhiệm, quyền lợi không rõ ràng
2. Cài đặt và huấn luyện sử dụng
* Khách hàng
- Tạo điều kiện tối đa cho nhân viên tham gia huấn luyện cách sử dụng phần mềm.
- Giám sát nhân viên thực hiện.
* Tâm Việt
- Chuyển giao toàn bộ cách sử dụng phần mềm cho người đại diện.
- Phối hợp với người đại diện tổ chức huấn luyện tại chỗ
- Thực hiện việc kiểm tra trình độ sử dụng sau khóa huấn luyện
* Cần tránh
- Không có nhân viên chủ chốt nắm toàn bộ hệ thống.
- Nhân viên không tham gia hoặc tham gia không đủ các buổi huấn luyện. Lấy cớ bận công việc.
- Không kiểm tra đánh giá chất lượng
3. Sử dụng thử
* Khách hàng
- Yêu cầu các nhân viên nhóm triển khai sử dụng toàn bộ các chức năng đã được huấn luyện vào công việc.
- Phân công nhập liệu và sử dụng các chức năng trong phạm vi nhỏ để hệ thống có thể hoạt động thông suốt.
- Giám sát quá trình nhập liệu và sử dụng thử các chức năng
* Tâm Việt
- Hỗ trợ người dùng sử dụng thử
- Thu thập ý kiến và điều chỉnh phần mềm (nếu có)
* Cần tránh
- Nhân viên không thực hiện nhập liệu và sử dụng thử
- Các phần hành chức năng không có người đảm nhận nhập liệu dẫn đến việc sử dụng không đồng bộ. Không khép kín được quy trình làm việc
- Không có người giám sát việc nhập liệu và sử dụng thử.
4. Sử dụng chính thức
* Khách hàng
- Nhân viên nhóm triển khai hướng dẫn và chuyển giao cho các nhân viên sử dụng tại các vị trí làm việc thực tế.
- Yêu cầu các nhân viên sử dụng phần mềm vào các nghiệp vụ hàng ngày.
- Kiểm tra việc sử dụng chính thức.
- Đánh giá và kết thúc việc triển khai
* Tâm Việt
- Hỗ trợ sử dụng
- Thu thập ý kiến và điều chỉnh phần mềm (nếu có)
- Thực hiện nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
* Cần tránh
- Nhân viên các vị trí không tiếp nhận công việc.
- Không nhập toàn bộ số liệu vào phần mềm vì lý do là phải làm thêm việc
KẾT LUẬN
Ai cũng biết là có phần mềm là tốt, sao lại khó triển khai?
Do ta chưa nắm được hết đặc thù của việc triển khai
Do ta nghĩ nó dễ
Do ta thiếu quyết tâm
Nếu chúng ta hiểu rõ những vấn đề được trình bày trên đây và thực hiện được chúng.
Th.S Lưu Thị Thanh Hường
